Informasjon for påmeldte lag

Oppdatert: 3. desember 2024

Målgruppe for denne informasjonen

Den informasjonen lagene trenger før påmelding finnes i menypunktene her, en side for hver av de tre turneringene. 

Hensikten med denne siden er å samle den informasjonen som påmeldte lag trenger i perioden fram til turneringsstart. Det som står her gjelder for alle tre turneringene med mindre annet er presisert. 

Den informasjonen som lagene trenger under turneringen finnes på Flint Fotballfestivals hjemmeside. 

Og dersom noe er uklart, så er det bare å spørre. Kontaktinformasjon til de fire hovedansvarlige er angitt nederst her. 

Valg av deltakerkort

3 hovedvarianter

Flint Fotballfestival tilbyr tre hovedvarianter av deltakerkort:

• A-kort for tilreisende lag med 3 overnattinger (2 overnattinger i U12)
• B-kort for tilreisende lag med 2 overnattinger (1 overnatting i U12)
• C-kort for lokale lag

Deltakerkortene dekker altså et ulikt antall overnattinger på våre skoler og et ulikt antall varme og kalde måltider. Mest av alt dekker imidlertid deltakerkortet deltakelse i turneringen og ingen lag kan delta uten A-, B- eller C-kort.

Minstekrav til antall 

Vi har definert et minstekrav til antall deltakerkort for å sikre at alle lag har robuste tropper og tilstrekkelig antall lagledere. For overnattende lag i U14 er dette 18 stk, altså typisk 15 spillere og tre lagledere. For overnattende lag i U12 og U13 er tilsvarende antall 15 stk. Når en klubb deltar med flere overnattende lag, så er minstekravet til deltakerkort mindre på 'Ekstralag' enn på 'Basislag', nemlig to mindre.

En klubb med tre påmeldte lag i U14, må altså minimum kjøpe (18 + 16 + 16=) 50 deltakerkort. 

Basispakker

Vi registrerer 'Basispakker' på hvert enkelt påmeldt lag i Profixio basert på disse prinsippene og antatt type deltakerkort. Lagleder kan selv ikke endre dette, men gi oss beskjed dersom det er feil slik at vi får korrigert. Om klubben ønsker et høyere antall enn minstekravet, så registrerer man ekstra deltakerkort enkeltvis selv. Om klubben i eksempelet over ønsker å kjøpe A-kort for 54 personer, så legger man altså inn 4 A-kort i tillegg til Basispakkene. Om de fire samles på ett lag eller fordeles på lagene spiller ingen rolle. 

Vi forventer at lag har bestemt seg for type deltakerkort minimum 4 måneder før turneringsstart. 

Flere ulike typer deltakerkort 

Alle deltakerkortene i en basispakke må være samme type. Men dersom man trenger flere deltakerkort enn minstekravet, så kan ekstrakortene gjerne være av en annen type. Dersom f.eks. et lag i J14 trenger 20 deltakerkort, men to spillere ikke skal bo med laget på skole, så kjøper man en basispakke med 18 stk A-kort og separate 2 C-kort. 

Flere voksne skal dele på å være lagleder

Dersom flere voksne skal dele på å være lagledere (bo med laget på skole og følge laget til matsalen etc.), så kan disse dele på et deltakerkort. Når man skal bytte, går man til sekretariatet hvor den ene får klippet av sitt armbånd og den andre får et nytt. 

Innkvartering

En bukett av alternativer

Mesteparten av lagene som deltar i Flint Fotballfestival er tilreisende og trenger innkvartering. Det er viktig for oss å tilby god innkvartering på lokale skoler. Mange av disse ligger i gangavstand til Flint ESSO Arena. De aller fleste lagene benytter seg av denne muligheten.

Likevel er det endel lag som ønsker 'oppgradert innkvartering' og vi har heldigvis et godt forhold til diverse lokale innkvarteringsbedrifter som gjør at vi kan tilby et variert tilbud av slike alternativer.

Innkvartering på skoler

Vi kommer til å benytte følgende skoler til innkvartering:

• Presterød Barneskole
• Presterød Ungdomsskole
• Ringshaug Barneskole
• Ringshaug Ungdomsskole
• Husvik skole
• Sandeåsen skole
• Åsgården skole (i samarbeid med Åsgårdstrand IF)
• Volden skole (i samarbeid med Slagen IF)
• Tønsberg Læringssenter

Vi har mulighet til å organisere madrasser eller 'oppreidde senger' på skolene. Dette er spesielt tilpasset hele lag som reiser med fly og derfor har begrenset mulighet til å ta med madrasser og soveposer. Priser avtales separat.

Vi vil ikke benytte alle skoler under alle helgene, men vi har kapasitet til minimum 70 lag i hver av turneringene. Vi vil prioritere tidlig påmeldte lag med A-kort på de nærmeste skolene. Når en klubb melder på flere lag vil alle lagene bli plassert på samme skole. Store klubber kan bli innkvartert i gymsaler, men aldri slik at den må deles med lag fra andre klubber. 

Vi strekker oss langt for å imøtekomme spesielle behov. Slike behov meldes til Inge. Eksempel på slike behov er: 

• Mannlig trener for jentelag trenger separat innkvartering 
• Ønske om at samarbeidslag skal innkvarteres på samme skole 
• Enkeltpersoner med spesielle behov relatert til innkvartering 

Merk: Det har ingen hensikt å oversende ubegrunnede ønsker om innkvartering på  en spesiell skole. 

Oversikt over hvilke lag som skal bo på hvilke skoler presenteres på Festivalens hjemmeside senest to uker før turnering. 

Oppgradert innkvartering

Alternativene for oppgradert innkvartering er beskrevet på en egen side. Her kan man også se hvilke steder som fortsatt har ledig kapasitet. Kontakt Birger for ytterligere informasjon.  

Mat og allergier

Tre ulike alternativer

Vi strekker oss langt for å gi deltakere med matallergier og spesielle matbehov gode måltider på lik linje med andre deltakere. I hvert av varmmåltidene, altså lunch og middag, kan hver enkelt deltaker på forhånd velge mellom tre alternativer: 

1. Et kjøttbasert alternativ uten svin 
2. Et vegetaralternativ 
3. Et allergitilpasset alternativ (gluten- og laktosefritt)

Registrering i Profixio

Valg av vegetar eller allergitilpasset mat registreres senest 1. april. Informasjon om spesielle matbehov er altså en del av spillerregistreringen i Profixio. 

Merk spesielt:

• Alle deltakere som ikke har meldt inn vegetar- eller allergitilpasset behov, blir servert alternativ 1 (kjøttbasert uten svin)
• Vegetar- og allergibehov bestilles som del av spillerregistreringen i Profixio, se bilde over
• Ingen av rettene vi serverer inneholder nøtter og det har derfor ingen hensikt å krysse av for 'nøtter'
• Ingen av rettene vi serverer inneholder svinekjøtt og det har derfor ingen hensikt å krysse av for 'svinekjøtt'
• Alle med vegetar- eller allergibehov henter ut maten på egen stasjon tydelig merket i matsalen. Personell på stasjonen har liste over alle deltakere som har meldt inn dette.
• Vi tilbyr ikke mat som er tilberedt i henhold til spesielle religiøse eller livssynsbaserte prinsipper, f.eks. halal eller kosher
• Fritekstfeltet nederst i registreringsvinduet benyttes utelukkende til å beskrive allergier
• Skulle man ha behov for å flytte spillere fra et lag til et annet etter at matbehov er innmeldt, så er det fullt mulig, så lenge allergidataene også medflyttes.

Matretter og spisetider presenteres etter hvert finnes på Festivalens hjemmeside. 

Ytterligere spørsmål stilles til Nina. 

Transport og parkering

Henting på flyplass

Vi kan organisere henting på flyplass og transport mellom hotell og arena. Kontakt Birger for mer info og priser. 

Transport mellom arenaer

I U12 og U13 spilles alle kamper på Flint ESSO Arena og det er gangavstand mellom alle baner. 

I U14-turneringen spilles kamper på flere arenaer. Vi har inngått en avtale med et lokalt buss-selskap som tilbyr rabattert transport. Slik transport bookes og betales direkte og går ikke via turneringen. Pris pr. tur for hele lag er 500 kroner. 

Praktisk informasjon om booking og betaling kommer senere. 

Oversikt over baner

Kart med oversikt over baner vil bli presentert på Festivalens hjemmeside når påmeldingen er avsluttet. Først da vet vi hvor mange baner turneringen trenger og hvilke baner vi velger å benytte. 

Parkering

Det er organisert parkeringsplasser ved Flint ESSO Arena (og de andre arenaene i U14-turneringen). I U14-turneringen kan man kjøpe en dagsbillett som gjelder på alle arenaer forutsatt at det er ledig kapasitet. 

Kart vil etter hvert finnes på Festivalens hjemmeside. 

Fakturering og betaling

Man bekrefter påmelding ved å betale påmeldingsavgiften. Klubber med flere påmeldte lag i samme turnering kan be om få en samlefaktura. Når denne er betalt, så er påmeldingen bindende og man kan ikke forvente at det blir refundert ved senere avmelding. 

Fra begynnelsen av januar kan man selv generere faktura i Profixio under menypunkt 'Økonomi'. 

Deltakerkort og oppgraderingsgebyr forventes betalt i løpet av mars måned.

Mer spesifikk informasjon kommer her etter hvert og spørsmål sendes til Mona. 

Nivåinndeling og egenvurdering

Turneringene i Flint Fotballfestival er multinivåturneringer som skal sørge for at alle lag får jevne kamper og en god sportslig opplevelse. For at dette skal fungere, så er vi avhengig av at lagene sender oss en egenvurdering av lagenes ferdighetsnivå.

Lag i U13 og U14 bør lese seg opp på hvordan turneringsformatet fungerer. Bruk oppsettet for U13 med 104 lag i 2024 som eksempel (kun tilgjengelig på engelsk). 

Dette gjøres IKKE i forbindelse med påmeldingen, men vi vil innhente denne informasjonen etter at vi har stengt for videre påmelding. Utfyllende informasjon kommer. 

Andre aktiviteter på kveldene

I Flint Fotballfestival spiller alle lag mange kamper hver dag og behovet for organiserte aktiviteter på kveldene er erfaringsmessig lite. Alle skolene har dessuten store utearealer som er godt egnet for selvaktivisering. 

Likevel vil vi denne gangen i U13-turneringen arrangere en spektakulær disco på kvelden fredag 30. mai. Kun personer med A-, B- og C-kort har tilgang og deltakelsen er gratis. 

Turneringsreglement

Turneringsreglement finnes her: 

• Turneringsreglement U12
• Turneringsreglement U13 og U14

Legg spesielt merke til reglene for bruk av overårige og innlånte spillere. 

Frister

Ytterligere spørsmål

Dersom du har spørsmål som du ikke finner svar på ellers, så sender du en henvendelse til en av oss: 

• Om faktuering eller betaling: Mona
• Om mat eller allergier: Nina
• Om innkvartering på skoler: Inge
• Alt annet: Birger

Det er sterkt å anbefale at påmeldte lag kanaliserer alle sine spørsmål gjennom sin kontaktperson slik at vi slipper å forholde oss til mange ulike personer.