Turneringsoverskudd som mutivasjon

En stor del av motivasjonen for å arrangere en fotballturnering er at man lager en sportslig opplevelse for klubbens egne spillere og at man får liv og røre på klubbens stadion som kan være samlende for alle klubbens medlemmer.

Turneringer har imidlertid også en økonomisk side: Det påløper betydelige direkte kostnader som alle forstår at turneringen må dekke.

I tillegg kommer store kostnader som er mindre synlige og åpenbare. Vi snakker delvis om forbruk og slitasje på klubbens anlegg som f.eks. baner og klubbhus. I langt større grad snakker vi imidlertid også om bruk av interne dugnadstimer.

Alle klubber som har arrangert turneringer vet at man må involvere svært mange personer. Antall timeverk som må legges ned både i forberedelses- og gjennomføringsfasen er langt større enn hva man normalt antar før detaljplanleggingen starter. I mellomstore turneringer som tilbyr overnatting og servering, kan man som et utgangspunkt beregne at klubbens medlemmer må bidra med rundt 30 dugnadstimer pr. deltakende lag i selve gjennomføringsfasen av turneringen. Dette inkluderer rigging av stadionanlegg før turneringen starter, alle oppgaver i løpet av selve turneringen og nedrigging etter at turneringen er avsluttet. I tillegg kommer alle timene som arrangements­komiteen bruker til forberedelser i løpet av det siste året før selve arrangementet.

Dersom turneringer ikke klarer å levere et samlet overskudd som gir en betaling pr. dugnadstime på linje med det man ellers kan oppnå, kan man heller ikke forvente at klubbens medlemmer over tid vil bruke langhelger og deler av ferien til å arrangere slike turneringer. Mangel på en slik økonomisk motivasjon vil medføre at grunnlaget forvitrer og man får ikke den tradisjonsturneringen som intensjonen opprinnelig var.

Ungdomsfotballturneringer har fire hovedinntektskilder, som til sammen må dekke de faktiske kostnadene og i tillegg gi et overskudd som står i et rimelig forhold til nedlagte dugnadstimer:

  • Påmeldingsavgift fra hvert lag
  • Deltakeravgift for hver spiller
  • Sponsorinntekter
  • Overskudd fra kiosksalg

Hver av disse inntektskildene blir forklart nedenfor. 

Påmeldingsavgift

Påmeldingsavgiften skal dekke arrangementets kostnader knyttet til bruk av klubbens anlegg som baner og klubbhus. I tillegg skal den dekke kostnader med infrastruktur som er forbundet med arrangementet som sanitær, renhold, sikkerhet, sanitet, sekretariat og turneringsjury.

Avgiften skal selvsagt også dekke betaling av dommere og premier.

Dersom det ikke kreves egen parkeringsavgift, må påmeldingsavgiften også dekke kostnader knyttet til parkering og trafikkstyring.

Desto større en turnering er, desto viktigere blir det å benytte et profesjonelt programverktøy for planlegging og gjennomføring av turneringen samt til løpende publisering av resultater. Om man velger et dynamisk turneringsoppsett for grunnspillkampene blir bruk av slikt verktøy enda viktigere. Grunnen er selvsagt at man må ha systemer som klarer å formidle informasjon til deltakende lag raskt om hvilke resultater som er oppnådd og oppsettet for neste runde. Lisens til slike verktøy er ikke gratis, men avlaster arrangøren for mye arbeid og sørger for at alle deltakende lag hele tiden har tilgang til oppdatert informasjon. Kostnadene må selvsagt dekkes av påmeldingsavgiften.

Alle disse kostnadene avhenger i stor grad av hvordan turneringsoppsettet er definert og hvor mange kamper hvert enkelt lag skal spille. En påmeldingsavgift i størrelsesorden 300 – 500 kr pr. kamp (2 x 25 minutter) må man forvente. I tilfelle kampene er satt opp med dommeretrio, øker arrangørens kostnader betydelig og deltakende lag må forvente en vesentlig høyere påmeldingsavgift.

For arrangøren er det alltid en fordel at lag melder seg på tidlig. Turneringen vil derfor gjerne gi en rabattert påmeldingsavgift ved tidlig påmelding.

Påmeldingsavgiften forfaller typisk til betaling umiddelbart og påmeldingen regnes ikke som fullstendig før denne er betalt.

Deltakeravgift

Det er lite aktuelt å arrangere ungdomsturneringer utelukkende for lag i sin egen region. En av attraksjonene med å delta i en turnering er at man treffer andre lag enn de man normalt spiller mot i kretsens seriespill.

Derfor er det normalt å tilby en form for enkel og billig overnatting for tilreisende lag. Eventuelt kan man fremforhandle avtaler med lokale kommersielle aktører som campingplasser, ungdomsherberge, vandrerhjem, pensjonater eller hoteller. 

Turneringer kan basere seg på at deltakende lag dekker sine behov for måltider selv. F.eks. ved at de benytter de kioskene som turneringen etablerer. I turneringer som går over to dager eller mer, er det en fordel for deltakerne at arrangementet tilbyr måltider hvor lagenes spillere kan spise samlet. På den måten blir det lettere for laglederne å påse at den enkelte spiller får i seg tilstrekkelig næring og at måltidene skjer på hensiktsmessige tidspunkter i forhold til dagsprogram og kampavvikling. Ettersom måltidene er betalt på forhånd, trenger spillerne heller ikke å håndtere store mengder lommepenger.

Deltakende lag må beregne å betale i størrelsesorden 600 – 1.000 kroner pr. dag pr. spiller med «fullpensjon». Fullpensjon betyr her frokost, lunch og middag samt overnatting i klasserom/gymsal. 

Myndighetene stiller strenge krav til mat som skal serves og slike krav vil også gjelde for fotballturneringer. I praksis er det derfor lite aktuelt for arrangøren å tilberede middagsmat selv uten bistand fra storkjøkken eller andre profesjonelle aktører. Arrangøren kan likevel påta seg alle oppgaver forbundet med servering av måltider. 

En enklere variant som reduserer belastningen på arrangøren og som gir lavere kostnader for deltakerne, er at turneringen legger til rette for at lagene selv kan tilberede middag. F.eks. ved at griller stilles til disposisjon for lagene i nærheten av overnattingsstedet. Klubbene kan da lage sin egen ramme rundt måltidet for sine lag og spillere.

Velger turneringen en variant uten servert middag og at lunchen organiseres ved at spillerne får anledning til å smøre matpakker ved frokost, bør prisen være i den laveste delen av intervallet.

Serveres derimot fullverdig middag og varmlunch som et separat måltid og det er satt av god tid i kampprogrammet for et slikt måltid midt på dagen, må lagene forvente en døgnpris i øvre del av intervallet. 

Store og attraktive turneringer kan også ha andre kostnader som må dekkes inn via deltaakeravgifter. Dette kan f.eks. være tilfelle dersom turneringen har invitert utenlandske 'headlinere' til å delta. Slike klubber deltar typisk til sterkt rabatterte betingelser. 

Sponsorinntekter

Det er svært få sponsorer som finner en så stor kommersiell verdi av eksponering mot deltakere i en ungdomsfotball­turnering at arrangøren kan forvente at disse inntektene vil dekke noen betydelig del av totalkostnadene. Uansett har fotballklubben gjerne allerede etablert sponsoravtaler innenfor relevante produktområder (utstyrsleverandør/sportsutstyrskjeder, matvare, drivstoff, telekommunikasjon, bank/finans, strøm etc.) og nye turneringssponsorer kan nødvendigvis ikke være konkurrenter av klubbens eksisterende sponsoravtaler.

Selvsagt kan man oppnå at klubbens etablerte sponsorer er villig til å øke verdien av sine sponsoravtaler når nye turneringer etableres, men det mest naturlige er at klubben over tid legger eksponering i turneringer inn som en del av «totalpakken» når nye avtaler skal etableres. I slike tilfeller er det imidlertid vanskelig å synliggjøre verdien av sponsorinntektene knyttet til den enkelte turneringen.

Sponsorer i mindre og mellomstore turneringer er derfor lokale bedrifter og pengene de bidrar med bærer mer preg av veldedighet og lokalt samfunnsansvar enn kommersielle sponsoravtaler.

Kiosk

I fotballturneringer for barn er overskudd fra omsetning i kiosk en stor inntektskilde og kan potensielt dekke alle turneringens kostnader. Forskjellen mellom barneturneringer og ungdomsturneringer er imidlertid stor og åpenbar: Når et lag i de yngste klassene i barnefotballen deltar i en turnering, har hver av spillerne ofte med seg hele familien. Tilknyttet hver lag er det altså typisk 10 – 15 voksne og 15 – 20 barn, inklusive spillerne selv. Om disse kjøper kioskvarer for 50 kroner hver i løpet av de få timene turneringen varer, kan turneringer i barne­fotballen generere svært mye omsetning i løpet av få timer.

I turneringer for ungdom ankommer lagets spillere kun med trener og et fåtall lagledere og foreldre. Det antall personer som trekkes til turneringsområdet er altså betydelig lavere pr. lag i ungdomsfotballturneringer. Mange fotballturneringer for ungdom går over flere dager og arrangøren tilbyr da pakker for overnatting og bespisning. Spillerne får gjennom disse måltidene dekket basisbehovet for næringsinntak og behovet for å benytte kioskene blir følgelig også mindre.

Mange turneringer omfatter både lag for barn og ungdom. I slike tilfeller skjer det en bevisst eller ubevisst kryssubsidiering som følge av at kostnadene i ungdomsturneringen i betydelig grad dekkes av de inntektene som genereres av lagene i barnefotballen. I rene ungdomsfotballturneringer skjer ikke dette, og kostnadene må i langt større grad dekkes inn gjennom betaling fra deltakende lag og spillere.